b）下發文件要建立“文件收發登記表”,登記表格式必須符合標準化要求，并將保存文件下發登記表存檔。

　　c）建立文件、資料檔案，專人負責管理和保存。

　　d）借閱、查詢各種資料、文件時，要建立借閱、查詢登記表。

　　e）文件、資料要整理規范，保存有序，管理到位，查找便捷。

　　f）若文件、資料需更新、補充、增加，必須經過保管人員進行操作，非保管人員不得隨意進行修改。

　　g）妥善保護文件、資料，不得隨意外借；查詢文件時不得在文件上做任何標記，不得損壞。

　　h）文件、資料科室要做好防火、防潮、防盜工作，制定相應的安全措施，保證文件、資料的安全。

　　4．2．2．3安全記錄管理制度

　　4．2．2．3．1安全記錄包括：

a）安全會議記錄

　　b）交接班記錄

　　c）安全培訓記錄

　　d）設備檢查、檢測記錄

　　e）安全活動記錄

　　f）安全檢查記錄

　　g）設備檢修、維護記錄

　　h）各種登記臺帳

　　i）其它記錄和各種報告、信息、報表。

　　4．2．2．3．2管理規定

　　a）安全記錄、臺帳、報表、報告、信息等都以公司統一制定的格式、內容等要求進行填寫、上報。

　　b）公司有關部門和有關科室根據各管理范圍，經常監督檢查、指導安全記錄填寫工作。

　　c）各部門要根據部門要求對照相關規定、標準進行制定本部門和下屬單位的安全記錄表樣。

d）各單位要按照各部門要求按時、按標準，上報各種安全記錄和報表。

　　e）認真做好本單位、本部門自行保存的文件、資料工作，建立相應的檔案，妥善保存。

　　4．3? 標準化系統評審制度

　　標準化系統需要定期進行評價審核，以確保安全標準化系統運行的持續適宜性、充分性和有效性。

　　4．3．1評審機構及人員職責

　　4．3．1．1公司總經理主持評審工作，相關職能部室負責人參與，由安全領導小組具體負責運行。

　　4．3．1．2生產副總經理負責安全標準化系統運行情況，提出改進的建議，落實計劃及組織協調工作。

4．3．1．3安全領導小組主任負責制定安全標準化評審計劃，改進措施計劃及改進措施實施后的跟蹤與驗收工作。

　　4．3．1．4相關部門負責人負責并提供與本部門有關的評審所需的資料，落實評審中提出的改進措施的實施工作。

　　4．3．2評審計劃編制和要求

　　4．3．2．1評審計劃的內容包括：評審目的、評審時間、評審內容及參加評審部門的人員等。

　　4．3．2．2標準化系統評審每年進行一次，特殊情況可以增加評審頻次。

　　4．3．2．3總經理根據企業標準化運行情況，提出評審的時間、要求，確定評審的具體內容。

　　4．3．2．4安全領導小組辦公室負責編制安全標準化系統的評審計劃。

　　4．3．3 評審過程要求

4．3．3．1評審時做好各種評審會議記錄，參加人員簽名等組織工作。

　　4．3．3．2評審全過程都要做詳細資料記錄，重要會議和決定要以文件形式下發。

　　4．3．3．3各部門提供的資料要詳細、真實。

　　4．3．3．4評審提出的問題和改進措施，要通過各種渠道讓員工參與討論、修改。

　　4．3．3．5評審所提出的行動計劃，各部門要認真貫徹執行。