一、 審核規范要求

4.4.4 文件化

用人單位應以適當的方式（如書面或電子形式）建立并保持下列信息：

（1）對管理體系核心要素及其相互作用的描述；

（2）提供查詢相關文件的途徑。

職業安全健康管理體系文件在滿足充分性和有效性的前提下，應做到最小化。

二、理解要點

1．職業安全健康管理體系文件是保證職業安全健康管理體系有效運行的基礎；

2．職業安全健康管理體系文件應文件化或電子化；

3．職業安全健康管理體系的各核心要素之間要有一定的邏輯關系，即要有一個適合于自己組織規模、活動、產品和服務的文件層次和結構；

4．企業的各層次文件之間應有比較良好的接口，以及便于查找的索引、目錄或清單。

三、文件的層次和內容

職業安全健康管理體系審核規范關于管理體系文件的表述中，并沒有要求將職業安全健康管理體系制定成專門手冊的形式；但要求盡可能將職業安全健康管理體系納入企業的全面管理。因此，若企業已具備了較為完整的管理文件，又編寫了IS09000質量管理體系手冊或IS014000環境管理體系手冊，則可將職業安全健康管理體系與之相結合。這種做法的優點很多，可保持企業管理體系的完整性和結構化，保證文件管理的統—，確保職責的明確、減少重復、避免兩張皮等等。

另外，職業安全健康管理體系作為一個相對獨立的體系，有必要形成專門文件對企業全體管理者及員工進行全面要求。且在一個體系建立之初，一個獨立、完整、條理清晰的體系也是非常必要的。

四、文件的結構

與IS09000和IS014000類似，職業安全健康管理體系的文件可分為管理手冊(A層次)、程序文件(B層次)、作業文件(C層次)三個層次：如圖 1 職業安全衛生管理體系文件的層次關系

按照體系文件的層次分類可知，職業安全健康管理體系文件可有管理手冊、程序文件、作業文件(即工作指令、作業指導書、記錄表格證據等)。

1．管理手冊

管理手冊是企業根據職業安全健康管理體系標準及本企業職業安全健康方針、目標全



面地描述本企業職業安全健康管理體系的文件，主要供企業內的中、高層管理人員和提供客戶以及第三方審核機構審核時使用，集中表述本企業的職業安全健康保證能力。

管理手冊的內容通常包括如下內容：

◇方針、目標、指標和管理方案；

◇職業安全健康管理、運行、審核或評審工作的崗位

職責、權限和相互關系；

◇關于程序文件的說明和查詢途徑；

◇關于手冊的評審、修改和控制規定。

管理手冊在深度和廣度上可以不同，取決于企業的性質、規模、技術要求及人員素質，以適應企業的需要為前提。

2．程序文件

程序文件是企業根據本單位職業安全健康管理手冊的要求，為達到既定的職業安全健康方針、目標所需要的程序和對策，描述實施職業安全健康管理體系要素涉及的各個職能部門活動的文件，供各職能部門使用。程序文件處于職業安全健康管理體系文件結構中的第二層，因此，職業安全健康程序文件起到一種承上啟下的作用，對上它是管理手冊的展開和具體化，使得管理手冊中原則性和綱領性的要求得到展開和落實；對下它應引出相應的支持性文件，包括作業指導書和記錄表格等。

3．作業文件

作業文件是圍繞管理手冊和程序文件的要求，描述具體的工作崗位和工作現場如何完成某項工作任務的具體做法，是一個詳細的工作文件，主要供個人或小組使用。這類文件有些是在體系運行時根據需要不斷產生的，可分為兩類：

(1)工作指令：加工作指導書、作業指導書、檢驗指導書等。通常包括三個內容：指令干什么、如何干和出了問題怎么辦。

(2)記錄：記錄是職業安全健康管理體系文件最基礎的部分，包括設計、檢驗、試驗、調研、審核、復審的職業安全健康記錄和圖表，事故、事件記錄以及用戶職業安全健康信息反饋記錄等。這些都是證明各生產階段職業安全健康是否達到要求和職業安全健康管理體系運行有效性的證據，因而它具有可追溯性的特點。

需要指出的是，各層次的職業安全健康管理體系文件應與第一層次的職業安全健康管理手冊內容對應一致。各企業可以根據自身的規模大小和實際情況來劃分體系文件的層次等級，不一定按建議的三個層次等級。其中任何層次的文件都可相對獨立(利用相互引用的條目)或合并。

與質量體系不同，但與環境管理體系類似的是，職業安全健康管理體系強調對法律法規的符合性，因而職業安全健康管理體系文件還應包括職業安全健康管理方案、法律法規及其它要求、危害辨識與危險評價報告書、職業安全健康初始評審報告、職業安全健康記錄等。因此，一個完整的職業安全健康管理體系文件包含的內容較豐富，包括：

A層次：職業安全健康管理體系管理手冊；

B層次：職業安全健康管理體系程序文件；

C層次：職業安全健康管理體系作業文件(表格、報告、作業指導書、記錄等)；

附件(法律法規、危害辨識與危險評價報告、初始評審報告及其它資料)。