職業安全健康管理體系記錄編寫

1 記錄的作用

記錄是為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件，它是重要的信息資料，為證實可追溯性以及采用預防措施和糾正措施提供依據。職業安全健康記錄覆蓋于體系運行過程中的各個階段，因此，記錄有如下功能：

（1） 是體系文件的組成部分，是職業安全健康職能活動的反映和載體。

（2） 是驗證職業安全健康管理體系的運行結果是否達到預期目標的主要證據，是體系有效性的證明文件，具有可追溯性。

記錄可以是書面形式，也可以是其他方式，如電腦軟件儲存的資料。

（3） 職業安全健康管理體系記錄為采取預防和糾正措施提供了依據。

2 記錄的編制與要求

OSH管理體系記錄的設計應與編制程序文件和作業文件同步進行，以使職業安全健康管理體系記錄與程序文件和管理作業文件協調一致、接口清楚。

1． 編制記錄總體要求的文件

根據標準、手冊和程序文件的要求，應對體系中所需記錄進行統一規劃，同時對表格的標記、編目、表式、表名內容、審批程序以及記錄要求作出統一的規定。

2． 表格設計

在編制程序文件與作業文件的同時，分別制訂與各程序相適應的記錄表格。必要時可附在程序文件和作業文件的后面。

3． 校審和批準

匯總所有記錄表格，組織有關部門進行校審。校審的重點，校審的重點，應從體系的整體性出發，重點是各表格間的內在聯系和協調性、表格的統一性和內容的完整性。校審并作相應修改后報主管領導批準。

4． 匯編成冊

將所有表格統一編號，匯編成冊發布執行，必要時，對某些恢復雜的記錄表格要規定填寫說明。

5． 要求

● 應建立并保持有關職業安全健康管理體系記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管、收回和處理的文件化程序；

● 記錄應在適宜的環境中貯存，以減少編制或損壞并防止丟失，保管方式應便于查詢，應制訂相關方查閱和索取所需記錄的有關規定；

● 應明確記錄所采用的方式（如文字填寫、縮微膠卷、磁盤、或其他媒介）；

● 按規定表格填寫或輸入記錄，做到記錄內容準確，填寫（輸入及時，字跡清楚整齊）；

● 應根據需要規定記錄的保存期限，一般應遵循的原則是：有永久保存價值的記錄應整理成檔案，長期保管；合同要求時，應征得相關方的同意或由相關方確定；

● 應規定對過期或作廢記錄的處理方法。

3 記錄編制內容

職業安全健康管理體系記錄的內容一般包括以下幾個方面：

1） 記錄名稱：簡短反映記錄對象；

2） 記錄編碼：編碼是每種記錄的識別標記，每種記錄只有一個編碼；

3） 記錄順序號：順序號是某種記錄中每張記錄的識別標記，若記錄為成冊票據，印有流水序號，可視為記錄順序號；

4） 記錄內容：按記錄對象要求，確定編寫內容；

5） 記錄人員：記錄填寫人、會簽人、審批人等；

6） 記錄時間：按活動時間填寫，一般應寫清年、月、日；

7） 記錄單位名稱；

8） 保存期限和保存部門。

通常，組織需要有如下的職業安全健康記錄（示例）：

1） 設計評審、鑒定和驗證記錄

2） 設備工裝鑒定周期記錄

3） 特殊工序人員和操作監督記錄

4） 檢驗和試驗記錄（含測試報告）

5） 計量器具校準記錄

6） 糾正措施驗證報告

7） 產品質量報告

8） 用戶申訴處理記錄和情況報告

9） 事故報告表

10） 文件更改記錄

11） 人員培訓記錄

12） 人員資格認可記錄

13） 體系審核記錄和審核報告

14） 體系的復審記錄和復審報告

15） 檢驗證書

除此之外，還應根據不同的生產安全活動，增添相應的職業安全健康記錄。