1、通風內部的各種資料要設置專人負責管理，同時，保管員要對所管資料了如指掌，并能夠熟練掌握繪圖、打印、寫作的技術。

2、不經領導批準，任何人絕不準把資料外借或轉借他人所用。

3、各種資料要分類，分期限管理。

①通風、瓦斯日報表以及圖紙要保存二年以上。

②瓦斯抽放日、月、季報要保存三年以上。

③對于非重要性的文件以及各種記錄要存一年以上。

④對于重要性的文件以及各種監控數據要保存五年以上。

4、不用的資料要由主管部門領導審批以后，方可銷毀或刪除。

5、對于計算機內存放的各種軟件、資料員要嚴格保管好，經常詳細審查，不得私自往外發送。

6、計算機以外的資料要設置文件柜存放，鑰匙由資料員保管好。

通風部門要建立保密制度，重要性的文件必須經有關領導批準，方可按渠道對外泄漏。