（4） 文件
　　組織應以適當的工具如書面或電子形式建立并保持下列信息：
　　① 對管理體系核心要素及其相互作用的描述；
　　② 提供查詢相關文件的途徑。
　　任何管理活動都離不開文件的支持、指導，職業安全衛生管理也如此。職業安全衛生管理體系文件，實際上是依據職業安全衛生管理體系標準要求，針對組織活動、產品或服務的特點、規模、慣例以及人員素質等情況，而編寫的以文件支持的管理制度和管理辦法，這套職業安全衛生管理體系文件即為組織開展職業安全衛生管理工作的依據。職業安全衛生管理體系文件一經組織最高管理者批準頒布實施，對全體員工來說就是法規性文件，必須遵照執行。組織可以以書面或電子形式建立并保持職業安全衛生管理體系文件，文件內容要達到如下要求。
　　首先，對管理體系核心要素及其相互作用要做出描述。管理體系的核心要素就是職業安全衛生管理體系標準中所要求的條款。對管理體系的核心要素做出描述，意味著不但要對標準條款本身基本要求做出描述，而且還要對其具體指導職業安全衛生行為的詳實內容做出描述，如程序文件和其他拓展文件等。一般職業安全衛生管理體系文件的形式也采用質量管理體系和環境管理體系的文件形式，即采用三個層次的文件編寫方法：管理手冊；程序文件；作業指導書、管理制度等三級支持性文件。管理手冊對職業安全衛生管理體系標準條款的基本要求做出描述；程序文件及三級文件是更為具體的和具有可操作性的指導性文件。對管理體系核心要素間相互作用的描述，是指描述管理體系核心要素之間的相互支撐、相互滲透、交叉，進而使管理要素有機地結合到一起，形成一個完整的管理體系。
　　其次，要建立查詢職業安全衛生管理體系相關文件的途徑。組織的每一份職業安全衛生管理體系文件，對于開展職業安全衛生管理都是必不可少的，對管理體系而言，體系文件是一個整體，每一份文件都要有查詢的途徑，如上所述，職業安全衛生管理體系文件又是分層次的，那么它在橫向縱向上都要建立查詢相關文件的途徑。
　　職業安全衛生管理體系文件，是依據職業安全衛生管理體系標準，再結合組織的具體情況和自身特點而編寫的，所以不同組織的職業安全衛生管理體系文件，從數量到內容不會完全相同，組織要依據具體情況，編制正確、完整和具有可操作性的文件。
　　（5） 文件與資料控制
　　組織應建立并保持程序，控制本標準所要求的所有文件和資料，從而確保：
　　① 它們能夠定位；
　　② 對它們進行定期評審，必須時予以修訂并由受權人員確認其適用性；
　　③ 凡對職業安全衛生管理體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，都能得到有關文件和資料的現行版本；
　　④ 及時將失效文件和資料從所有發放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用；
　　⑤ 由于法律和（或）知識保留的需要而保存的檔案文件和資料，予以適當標識。
　　職業安全衛生管理體系文件使用及管理的失控，將會給職業安全衛生管理工作帶來重大的影響。為保證文件的適用性、系統性、協調性和完整性，組織應對職業安全衛生管理體系文件進行控制，加強管理。
　　這里所指的文件與資料，主要是：職業安全衛生管理手冊、職業安全衛生管理體系程序文件、作業指導書或操作規程、管理制度等，組織適用的職業安全衛生法律、法規及其他要求，技術標準、檢驗規范以及加強職業安全衛生管理的其他文件及資料。一般常把這類文件稱為受控文件或資料。
　　文件與資料控制需要制定程序文件，程序文件中應包含以下幾點內容：
　　① 文件的批準和發布：文件在發布前應由其授權人員審批其適用性，并按文件控制程序發布現行的有效文件清單，作好標識、登記注冊。
　　② 文件的使用與管理：發布的文件應有專人管理，不得隨意翻印、復制，存放在固定、明顯并易于查閱，確保對職業安全衛生管理體系有效運行起重要作用的場所使用的，都是職業安全衛生管理體系相關文件的現行有效版本。
　　③ 文件的評審與修訂：文件應定期地進行評審，必要時予以修訂并由授權人員確認其適用性。
　　④ 失效文件的處理和保存：對于失效或作廢文件應及時從所有發放或使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用。
　　對由于法律和（或）為保留資料的需要而保存的已失效的文件和資料，則予以適當標識，并妥善放置。
　　文件可以存放于多種媒體，可以是書面文字的，也可以是電子信息軟件。所有文件均須字跡清楚、文字簡練、不含有多義性。文件應注明日期（包括修訂日期），標識明確，妥善并用專人保管，并在規定期限內予以留存。應規定并保持有關建立評審和修訂各種類型文件的程序和職責。
　　（6） 運行控制
　　組織應確定與所認定的風險有關的需要采取控制措施的運行與活動。組織應對這些活動包括維護工作加以規劃，以確保它們在下列特定的條件下進行：
　　① 考慮到缺乏程序指導可能導致偏離職業安全衛生方針、目標的運行情況，建立并保持成文的程序；
　　② 在程序中規定運行標準；
　　③ 對于組織所購買和（或）使用的貨物、設備和服務中已標識的職業安全衛生風險，建立并保持管理程序，并將有關的程序與要求通報供方和承包方。
　　④ 為了從根本上消除或降低職業安全衛生風險，建立并保持程序，用于作業場所、過程、裝置、機械、運行程序和作業組織的設計，包括人力配置。
　　對組織生產活動中的職業安全衛生風險，大部分是需要采取控制措施加以控制的，那么運行控制是指，與這些需要采取控制措施的風險相關聯的運行與活動都要處于受控狀態。這種受控狀態是指對具體生產活動在職業安全衛生方面的規劃，而這種規劃是指制定具體指導工作活動的程序，這種程序大體包含三方面內容：
　　① 組織工作場所中與需要采取控制措施的風險相關聯的工作活動，都要有相應成文的運行控制程序，且要在程序中規定運行標準。
　　② 相關方給組織帶來的風險，對其要有成文的管理程序。相關方給組織帶來的風險，可能包含在供方給組織提供的貨物、設備中，以及承包方給組織提供的服務中。
　　③ 對組織新增加的工作項目，要針對其設計和人力配置，建立并保持消除或降低其職業安全衛生風險的控制程序。
　　（7） 應急準備與響應
　　組織應建立并保持計劃和程序，以確定潛在的事故或緊急情況，做出響應，用來預防或減少可能伴隨的疾病和傷害。特別是在事故或緊急情況發生后，組織應評審應急準備和響應的計劃和程序。可行時，組織還應定期檢驗上述程序。
　　組織在其活動、產品或服務過程中，由于某種主觀或客觀原因都有可能發生緊急情況或意外事故。如有毒、有害化學品泄漏、發生火災及爆炸事故等。組織就應建立一套應急準備的措施，以盡可能減少或消除由于緊急情況或意外事故所造成的損失，這是控制事故的另一個重要方面，本身也體現了預防為主的思想。
　　本條款要求形成的計劃和程序應有以下幾點規定：
　　① 確定組織在活動、產品或服務過程中潛在的及可能發生緊急情況和事故的活動場所，分析其后果。
　　② 根據緊急情況和事故可能發生的原因和特點，制定措施，以預防或減少可能伴隨的風險。
　　應急措施可包括：
　　1） 應急工作的組織及相應職責；
　　2） 關鍵人員名單、應急服務部門（如消防部門，醫療衛生部門等）；
　　3） 內、外部信息交流；
　　4） 危險物質信息，包括每種物質危害因素，以及發生事故時應采取的有效措施；
　　5） 相關人員的培訓。
　　③ 雖然規定了應急準備和響應計劃和程序，但由于情況估計不足，在實施過程中，計劃和程序文件已規定的應急措施尚不能達到預期的要求。因此，標準中規定："在事故或緊急情況發生后，組織應評審應急準備和響應的計劃和程序。"
　　④ 標準中規定："可行時，組織應定期檢驗上述程序"。"可行"的目的是實施某項活動不會產生新的風險。而"檢驗"是通過實施該活動以驗證其有效性。
　　3． 2．5 檢查與糾正措施
　　檢查與糾正措施階段包括有：績效測量與監測，事故、事件、不符合、糾正與預防措施，記錄及記錄管理，審核。
　　（1） 績效測量與監測
　　組織應建立和保持程序，對職業安全衛生績效進行常規監測和測量，這些程序應提供：
　　① 適用于組織所需的定性和定量測量；
　　② 與組織的職業安全衛生目標相適應的監測；
　　③ 主動的績效測量，監測職業安全衛生管理方案、運行標準和適用的法律、法規要求的遵循情況；
　　④ 被動的績效測量，監測事故、職業病、事件（包括未遂過失）和其他不良的職業安全衛生績效的歷史證據；
　　⑤ 充分的數據記錄和監測與測量結果，以便對后來的糾正與預防措施進行分析。
　　如果績效測量和監測需要用到監測設備，組織應建立并保持程序，對這類設備進行校準和維護，并應將校準和維護活動及結果的記錄予以保存。
　　在職業安全衛生管理體系運行過程中，要不斷對取得的職業安全衛生績效進行測量和監測，以配合糾正與預防措施，保證體系運行有效。績效測量與監測應包含：
　　① 組織的職業安全衛生目標實現過程的監測；
　　② 是否遵守組織程序文件中運行標準的測量與監測；
　　③ 組織的職業安全衛生法規符合性監測；
　　④ 組織的事故、職業相關病證、事件和其他不良的職業安全衛生績效的監測。
　　所有上述內容的測量與監測，要考慮其指標的定性和定量兩方面，同時其結果和數據記錄要充分，為采取正確的糾正與預防措施提供支持。
　　在組織的職業安全衛生績效測量與監測活動中，要用到一些監測設備，那么這些監測設備本身有一個計量問題，所以組織要建立并保持程序，保證監測設備得到校準與維護，以使得組織職業安全衛生績效測量與監測結果保持精確。
　　（2） 事故、事故、不符合、糾正與預防措施
　　組織應建立并保持程序，用來規定有關的職責和權限，以便：
　　① 處理和調查：
　　1） 事故；
　　2） 事件；
　　3） 不符合。
　　② 采取措施減少由事故、事件或不符合產生的影響；
　　③ 采取糾正和預防措施并予完成；