0HSMS記錄的設計應與編制程序文件和作業文件同步進行，以使0HSMS記錄與程序文件和管理作業文件協調一致、接口清楚。

　　1．編制記錄總體要求的文件

　　根據標準、手冊和呈現文件的要求，應對體系中所需記錄進行統一規劃，同時對表格的標記、編目、表式、表名內容、審批程序以及記錄要求做出統一的規定。

　　2．表格設計

　　在編制程序文件與作業文件的同時，分別制定與各程序相適應的記錄表格。必要時可附在程序文件和作業文件的后面。

　　3．校審和批準

　　匯總所有記錄表格，組織有關部門進行校審。校審的重點，應從體系的整體性出發，重點是各表格間的內在聯系和協調性、表格的統一性和內容的完整性。校審并作相應修改后報主管領導批準。

　　4．匯編成冊

　　將所有表式統一編號，匯編成冊發布執行，必要時，對某些較復雜的記錄表式要規定填寫說明。

　　5．要求

　　①應建立并保持有關OHSMS記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、儲存、保管、收回和處理的文件化程序。

　　②記錄應在適宜的環境中儲存，以免損壞并防止丟失，保管方式應便于查詢，應制定相關方查閱和索取所需記錄的有關規定。

　　③應明確記錄所采用的方式(如文字填寫、縮微膠卷、磁盤或其他媒介)。

　　④按規定表式填寫或輸入記錄，做到記錄內容準確、填寫(輸入)及時、字跡清楚、整齊。

　　⑤應根據需要規定記錄的保存期限，一般應遵循的原則是：有永久保存價值的記錄應整理成檔案，長期保管；合同要求時，應征得相關方的同意或由相關方確定。

　　⑥應規定對過期或作廢記錄的處理辦法。