1．編寫的必要性

(1)編制職業安全健康管理體系文件是建立職業安全健康管理體系的需要

職業安全健康管理體系是個文件化的體系，建立體系過程就是結合企業性質和特點將職業安全健康管理體系審核規范具體的化為用人單位的職業安全健康管理體系的文件化過程。

一個企業在建立職業安全健康管理體系時，通常首先應了解、掌握《職業安全健康管理體系審核規范》和《指導意見》的要求，然后按規范的要求并結合企業實際情況提出職業安全健康管理體系要求，規定如何去開展活動。為驗證各項活動是否達到期望的效果。職業安全健康管理是否有效并達到預期目標，還要進行內部審核和管理評審。這一切，都離不開體系文件。因此，編制職業安全健康管理體系文件的主要目的是：闡述本企業的職業安全健康管理體系并描述職業安全健康管理體系的要求，為職業安全健康管理體系的建立、運行和改進提供永久性的參考。另外，作為企業的內部成員，可能已經了解了本企業是怎樣開展工作以及結果如何，但是，如果不能向第二方或第三方審核員提供現行有效的職業安全健康管理體系文件及其見證性材料，那么用人單位就不能取得相關方的信任，并得到第三方認證機構的認可和注冊。

(2)編制職業安全健康管理體系文件是滿足標準規定的要求

《職業安全健康管理體系審核規范》全文中多處對文件有明確的規定，如“用人單位應有一個經最高管理者批準的職業安全衛生方針，……方針應該：形成文件，付諸實施，予以保持；”

“用人單位應確保在確立職業安全健康目標時，對這些危險評價的結果及控制的效果進行考慮，并將此文件化，并保持最新。”

“用人單位應對其內部相關職能和層次，建立職業安全健康目標體系，……并使之形成文件。”

作為建立職業安全健康管理體系主要依據的標準明確指出：職業安全健康管理體系應是文件化的，要把貫徹《職業安全健康管理體系審核規范》，實行職業安全健康方針的要求、規定形成文件化的程序，并且按照文件化的程序實施。因此，編制職業安全健康管理體系文件，也是為了達到標準的要求，確保通過認真執行職業安全健康管理體系文件達到持續改進職業安全健康管理的目的。

2. 編寫的作用

(1) 職業安全健康管理體系文件形成組織職業安全健康管理的法規，通過各級人員的認真執行，能夠使危險因素得以控制。執行“預防為主”的安全生產方針。

(2)為各類型的審核提供依據，用檢查用人單位是否遵守規定的文件化程序，以及評價所建立的職業安全健康管理體系是否持續有效；是否達到預期目的。同時，還可為不斷進行的持續改進提供依據和參考。

(3)通過體系文件的建立，使各類活動有章可循，也使各類活動規范進行并保持其連續性。這樣確保當評審人員不在場時。企業建立的職業安全健康管理體系仍能持續有效的運行, 加速實現用人單位職業安全健康管理由人治到法治的轉換。

(4)企業內的傷亡事故、職業病的產生幾乎都是由于管理體系(包括技術運作、工藝設計)或生產控制的不良造成的。只有通過職業安全健康管理體系文件的建立，才能變傳統的事后管理為事前采取積極的預防控制措施，大大減少事故發生率，減少環境污染，節省資源。降低能耗，減少事故處理、廢物治理和發生職也病的開支，從而降低成本，提高企業的經濟效益。

(5)通過頒布一整套的職業安全健康管理體系文件，可以使企業內的所有員工都了解本單位對職業安全健康的承諾，企業的職業安全健康方針目標及各項職業安全健康工作、活動的內容、規定和要求。

(6)通過對所有職業安全健康有關的管理操作和人員職責、權限及其相互關系的規定，不僅使企業的員工了解了該做哪些工作，如何去做，達到什么效果，并且還處理了接口，確保用人單位內的所有員工都能在職業安全健康的工作環境中按體系文件的規定開展工作，保持工作的連續和穩定，避免相互扯皮。

(7)通過以往職業安全健康工作的評價, 可以及時發現問題并在此基礎上改進，這些都離不開職業安全健康管理體系文件的支持。

(8)可以向用戶、認證機構、股東及其它相關方表明：本企業已建立了符合《職業安全健康管理體系審核規范》要求的職業安全健康管理體系， 能夠對用人單位實施全員、全面、全方位全過程的職業安全健康管理控制。用人單位有能力在安全生產的前提下。為顧客提供滿意的產品和服務。