編制文件是一個企業實行職業安全健康管理體系審核規范，建立并保持其職業安全健康生管理體系有效運行的重要基礎工作，也是一個企業達到預定的職業安全將康方針，評價、改進職業安全健康管理體系，實現持續改進和降低職業安全健康危害必不可少的依據。

職業安全健康管理體系審核規范所要求規定的職業安全健康管理體系，是一文件化的體系，也就是在職業安全健康管理的各個方面，包括職業安全健康方針的制定、計劃、實施與運行、檢查與糾正措施、管理評審等諸方面，企業應做相應的規定，并且這些規定要形成文件。文件和形式可以采用書面的形式，也可以采用電子的形式(如文件管理信息系統、控制軟件等)。一個企業建立職業安全健康管理體系的過程主要表現為職業安全健康管理文件的制定、執行、評價和不斷完善。因此，職業安全健康管理體系文件編制就成為一個企業建立職業安全健康管理體系不可或缺的內容。如果一個企業的職業安全健康管理體系文件不正確、不準確、不完善，則有可能造成組織職業安全健康管理體系的失效，或使企業的職業安全健康管理體系工作成本增加，影響企業職業安全健康管理體系的實施和效果。