用人單位現行的各種管理制度、規定、辦法等文件，很多具有作業文件相同的功能，但也有其不足之處，應該以職業安全健康管理體系有效運行為前提，以作業文件的要求為尺度，對這些文件再進行一次清理和分析，摘其有用、刪除無關，按作業文件內容及格式要求進行改寫。

根據職業安全健康管理體系總體設計方案，按體系要素逐級展開，制定作業文件明細表，明確部門的職責，對照已有的各種文件，確定需新編、改造和完善的作業文件。由于各企業的規模、機構設置和生產實際不盡相同，則運行控制程序的多少，內容也不相同，即使程序相同，但由于其詳略程序不同，其作業文件的多少也不盡相同。