OSH管理體系記錄的設計應與編制程序文件和作業文件同步進行，以使職業安全健康管理體系記錄與程序文件和管理作業文件協調一致、接口清楚。

1．編制記錄總體要求的文件

根據標準、手冊和程序文件的要求，應對體系中所需記錄進行統一規劃，同時對表格的標記、編目、表式、表名內容、審批程序以及記錄要求作出統一的規定。

2．表格設計

在編制程序文件與作業文件的同時，分別制訂與各程序相適應的記錄表格。必要時可附在程序文件和作業文件的后面。

3．校審和批準

匯總所有記錄表格，組織有關部門進行校審。校審的重點，應從體系的整體性出發，重點是各表格間的內在聯系和協調性、表格的統一性和內容的完整性。校審并作相應修改后報主管領導批準。

4．匯編成冊

將所有表式統一編號，匯編成冊發布執行，必要時，對某些較復雜的記錄表式要規定填寫說明。

5．要求

◇　應建立并保持有關職業安全健康管理體系記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管、收回和處理的文件化程序；

◇　記錄應在適宜的環境中貯存，以減少編制或損壞并防止丟失，保管方式應便于查詢，應制訂相關方查閱和索取所需記錄的有關規定；

◇　應明確記錄所采用的方式(如文字填寫、縮微膠卷、磁盤或其它媒介)；

◇　按規定表式填寫或輸人記錄，做到記錄內容準確，填寫或輸入及時，字跡清楚整齊；

◇　根據需要規定記錄的保存期限，一般應遵循的原則是：有永久保存價值的記錄應整理成檔案，長期保管；合同要求時，應征得相關方的同意或由相關方確定；

◇　應規定對過期或作廢記錄的處理方法。