現場審核后的處理

1．分析整理與中間會

對現場審核獲取的客觀證據，審核員應及時進行分析、整理，確定哪些可作為不符合項而寫成報告；哪些還缺少足夠的事實，有待于進一步證實或舍棄；哪些是“人為錯誤”造成的個別缺陷；哪些是審核過程中已經糾正的缺陷，等等。這些工作應在每天審核結束前的中間會上進行。參加中間會的人員應有審核人員、陪同人員或管理者代表。會上首先由審核組介紹一天的審核進展情況和發現的問題，而后與受審核方進行交流，征求其對審核工作的意見。對不符合項報告應要求對方簽字確認。若受審核方對報告內容有不同意見，則把不同意見寫在報告上或撤銷事實不充分的不符合項。

2．審核組內部會議

在全部現場審核完成之后，審核組要召開內部會議。

(1)審核不符合項報告

在內部會上，審核員輪流讀出自己所寫的不符合項報告，審核組集體討論和確定最終的不符合項報告。在討論、審核過程中應注意以下幾點：①不符合項的證據是否充分? ②不符合項內容是否詳略得當，簡明扼要，且易于理解? ③違反的規定要求是否確切?④ 判定是“嚴重不符合”項的證據是否充足?⑤ 是否便于工作糾正?

對于缺少必要內容的，要予以補充；證據不確切的，寧可不寫；對作為“嚴重不符合”項信心不足的，寧可作為“一般不符合”項。報告中引用的規定、要求應針對真正原因或便于用人單位采取糾正措施。

(2)判定體系的有效性

審核組內部會議要做的另外一項重要工作是判定體系的有效性。現多采用綜合判定法。

綜合判定法是依照以下三方面工作內容來綜合判定體系的有效性。將全部不符合項按以下類別進行分類匯總：a．“嚴重不符合”項的數目；b．體系不符合的數目，即缺少必要的程序和作業指導書；c．在實施過程中不符合項的數目；d．不符合規定要求的不符合項的數目；e．各部門、場所不符合項的數目。

通過對不符合項進行分類匯總，得出受審核方體系的總貌。

(3)制作不符合項分布表。

(4)判定體系是否體現出持續改進的指導思想。

判斷體現的持續改進性，可從以下幾方面來分析：①有無按規定定期進行內部審核和管理評審；②對內外部審核及管理評審提出的問題有無及時進行糾正，糾正后效果如何；③用人單位的精神風貌。干部關心員工、員工對干部信任、員工關心企業、員工間團結和睦等等。

若受審核方有一個良好的精神面貌；能根據體現運作情況和內部客觀條件變更，及時進行內部體系審核和管理評審；對審核發現的問題，及時進行有效的糾正；那么則可判定該用人單位的管理體系是一個能實現持續改進的管理體系。

3．審核記錄與報告

(1)審核記錄

審核記錄是職業安全健康管理體系審核結果的客觀證據，是審核組據以寫出不符合項報告、審核報告等文件的憑據。

審核記錄通常包括以下幾方面：①首次會議記錄；②中間會議記錄；③審核組內部會議記錄；④末次會議記錄；⑤現場審核記錄；⑥審核檢查表；⑦審核筆記。

審核記錄應盡可能全面、具體，應包括全部審核內容，并能據此追溯到所記錄的客觀事實。會議記錄最好使用專門記錄紙，指定專人負責記錄。

審核檢查要附在審核報告上歸檔，一般可直接在上面記錄審核結果。

審核筆記是審核員個人所作的審核工作記錄，一般記錄有各自的全部審核活動和結果，這是對審核員的基本要求。審核筆記應盡可能詳細、具體，最好使用統一的專用審核記錄格式。審核筆記除可記錄客觀事實外，還可記錄一些主觀的判斷、疑問和個人打算，以引導下一步的審核。

審核記錄應字跡清楚，容易辨認，易于查閱、保存。審核記錄是審核檔案的一部分，除規定作為審核報告的附件交認證機構歸檔的審核檢查表之外，其它應按規定要求保存一定期限。

(2)審核報告

審核報告是審核組結束審核工作后必須編制的一份文件。它是由審核組長起草，認證機構審批打印，最后由認證機構正式分發給受審核方。通常，從末次會議到審核報告的正式分發，一般不超過45天；也有的認證機構的審核組在審核現場當場提交審核報告，作法不一。