一、設備資料及技術檔案，由專人負責造冊管理。有關人員如需借閱參考，必須辦理借閱登記手續。
    二、《醫療設備購置申請表》、《醫療設備購置申請論證表》、投標文件（采購資料）、儀器設備使用說明書、《醫療設備驗收記錄表》等原始資料，原則上不予借用，可當場查閱，如有特殊情況必須借用的，應經設備科長審批或請示院領導批示，檔案員無權自行決定。有關借閱必須辦理借閱登記手續，如有損失影響工作，須追究當事者責任。
    三、檔案員負責院內設備管理動態記錄，每月定期進行醫療設備臺賬核對、萬元以上在用儀器設備的運行管理檢查和評價。針對異常運行的儀器設備，及時向科長回報并提供分析意見。
    四、新到設備開箱時，應當通知設備科管理干事與設備工程組人員一起現場驗收，收集資料，協助安裝與培訓，及時造冊歸檔。
    五、萬元及以上儀器設備按規定建立單機檔案，內容包括：《醫療設備購置申請表》、《醫療設備購置申請論證表》、投標文件（生產企業、經銷企業、申報招標的主要文件、中標通知書等資料）、儀器設備使用說明書、《醫療設備驗收記錄表》等原始資料、《醫療設備維修申請表》及多媒體資料等。
    六、儀器設備的計量文件、資料及設備檔案的管理，按設備檔案管理要求進行。因工作需要需復印設備資料，由檔案員統一按醫院規定的復印手續辦理。