為了使備品、備件管理科學化、系統化，有效、合理使用設備設備，保證安全生產，特制定本制度。
        1、公司全年設備配件費用，嚴格按照集團公司下達指標，并結合公司09年經營指標，按計劃使用，由公司機電部集中控制。
        2、備品備件數量及金額必須根據合同、技術協議及設備總金額的百分數進行清點驗收，并建立設備備品備件臺帳（備品備件臺帳必須有型號、單價、數量、到貨時間及金額等），隨機贈送的備品備件如果合同未標明價格的，按照驗收日市場價格進行驗收，并由機電部控制。
        3、各基層單位使用配件，必須在每月1０日前根據下月設備維修使用需要，將配件計劃報公司主管領導審批后，報供應站進行采購，計劃必須準確，否則不予落實。其它單位和個人不得私自采購。
        4、備品備件或配件到貨驗收，驗收人員必須職責明確，嚴格把關，出入庫手續必須齊全，且臺帳清晰，存放地點必須做到衛生潔凈，嚴禁露天存放。價值較大的備品備件或配件必須有專庫、專柜存放，并采取必要的防風、防沙、防雨、防腐、防火等措施。
        5、管理人員必須熟悉備品備件及配件的規格型號、性能及存放地點，出入庫必須手續齊全且有記錄。還必須做到備品備件及配件入庫多少，出庫多少，還剩多少等情況，都要做到心中有數，在遇到設備損壞等緊急情況時，保證第一時間將備品備件或配件送到使用現場。
        6、各單位在領用備品備件或配件時，必須使用領料單，領料單必須寫明品名、規格型號，標明用途和使用地點，數量一律大寫，不得涂改。備品備件領料單必須有主管領導簽字，無簽字審核的一律無效，配件配件管理人員杜絕發放。發現有不正當涂改領料單或無簽字發放備品配件的，對相關責任人處以100～500元的罰款。
        7、備品、配件管理人員要經常深入基層，及時掌握配件的使用情況，保證各類易損失件的庫存和配件質量，防止積壓，保證配件的及時準確供應。
        8、備品、配件領取實行交舊領新，供應站和備品備件管理人員嚴格執行交舊領新制度，當月領用配件，必須限期交舊，否則給予罰款處理。各單位更換下的備品配件應統一交礦供應站，不得私自進行處理。供應站要將各單位交來的廢舊配件分類妥善保管，且只能由公司上報集團廢舊物資處置部門統一進行處理。
        9、供應站將交回的舊件設專門庫房管理，由專人建帳立卡，便于修復使用。機電部會同配件使用單位對交回的舊配件進行鑒定，對于能夠修復的配件，通過計劃下達給機電隊，進行修復，同時月底負責修理費的結算，對于無法修復的配件全部歸集到廢品庫。
        10、機電隊設專人進行修舊利廢工作，并做好檢修記錄，檢修好的配件交機電部驗收后，統一保管，統一發放。
        11、修舊利廢的配件出庫，按照配件出庫手續辦理，價格按照公司校定價格出庫。
        12、機電設備大、中修的所需備件、配件統一由機電隊電鉗班根據公司機電部每月月底所做機電設備大修理計劃，做出備品、配件領用計劃，報機電部和機電副礦長及計劃科、供應站審批后領用和保管。
        13、機電設備大、中修理計劃的配件，只能用于設備的大中修，不得私自挪作它用。
        14、各單位正常生產過程中使用的機電設備，日常維護中所更換的小型備品配件，由各使用單位自己出費用；大中型備品配件在規定的使用期內損壞更換的，由機電部出大修理費。
        15、采掘工作面新安裝的機電設備，由機電部配齊所有零部件；搬運過程中或生產中因使用不當造成零部件損壞的，由損壞單位照價賠償，費用劃入機電設備大修理。