國家安全監管總局辦公廳關于加強檔案安全建設的通知

安監總廳〔2011〕106號

各省、自治區、直轄市及新疆生產建設兵團安全生產監督管理局，各省級煤礦安全監察機構：

為加強檔案安全建設, 提高安全監管監察部門的檔案安全保障能力，根據全國檔案事業“十二五”發展規劃關于建立確保檔案安全保密的檔案安全體系的要求,結合安全監管監察系統檔案工作實際，現就有關事項通知如下：

一、加強制度建設和內部管理，建立檔案安全責任體系

各單位要對現有規章制度進行認真梳理，完善檔案安全保密制度，明確安全管理工作責任。檔案工作主管領導是本單位檔案安全的第一責任人，承擔檔案工作職能的機構是主要責任機構。檔案庫房要由專人負責管理，非檔案工作人員不得入內。

二、加大檔案安全投入，努力改善檔案安全保管條件

各單位要設置檔案專用庫房，做到辦公室、閱覽室和檔案庫房分開。目前還沒有配備檔案專用庫房的單位，要努力克服困難，于2011年底前配備到位。

檔案庫房要按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等庫房安全管理要求，配備防盜門窗、滅火器材、溫濕度調控設施、遮光窗簾、防蟲藥品等檔案安全保管設施和用品。有條件的單位還可以安裝自動報警、自動滅火設施、先進的監控和報警防盜系統，購置磁性載體安全存放柜。

檔案裝具配備要符合國家標準，利于檔案安全。在庫容面積允許的條件下，應優先選擇檔案多節柜。

三、正確處理保障檔案安全和方便利用的關系，確保檔案利用環節的安全管理

檔案利用必須嚴格按規定履行借閱登記手續和借閱審批手續，便于檔案安全事故發生后的追溯性調查。對于涉密檔案的掃描、存儲、復印、傳真等設備，應嚴格按照保密管理規定進行安全檢測，以防檔案信息被竊取。

四、加強檔案鑒定銷毀環節的安全管理

對已到保管期限的檔案，要嚴格按照國家有關法律法規組織鑒定。鑒定程序要符合要求，鑒定報告各項簽認手續要完備。銷毀檔案要經本單位領導批準后，由兩位人員在指定地點監銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀時要嚴格執行保密規定。

五、嚴格電子數據管理，確保檔案信息安全

各單位要配備檔案專用計算機對檔案條目、數字化檔案及歸檔電子文件等電子數據進行管理。電子數據應備份一式三套，其中兩套封存保管（存儲載體分別為檔案級光盤和移動硬盤），一套提供利用。檔案專用計算機不得與國際互聯網連接。參加各級政府電子政務建設的單位，內部局域網不得掛接涉密檔案信息。

六、提升檔案安全意識，建立應對突發事件的防范和應急處置機制

近年來，檔案安全事故屢有發生，損失重大，教訓深刻。各單位要高度重視檔案安全工作，建立應對自然災害及其他突發事件的防范和應急處置機制，設立檔案安全應急處置領導小組，并實行檔案工作突發事件報告制度。因人為、自然原因等造成檔案嚴重損壞、丟失或檔案庫房發生損壞、危及檔案安全的，要立即向上級主管機關報告，并逐級報告至國家安全監管總局。突發事件報告應包括：事件發生或可能發生的單位、時間、地點、現場情況；事件的簡要經過和檔案損失情況的初步估計；事件原因的初步分析；事件發生后已經采取的措施及產生的效果；其他需要報告的事項。

七、加強檔案安全檢查

上級單位對所屬下級單位的檔案安全工作要加強督促、檢查。省級安全監管監察部門每年對所屬單位開展一次檔案安全檢查工作，國家安全監管總局每年對全系統檔案安全工作進行抽查。對于在檔案安全上發生問題，給安全監管監察工作造成損害或不良影響的單位和個人，要依法追究責任。

國家安全生產監督管理總局辦公廳
二○一一年五月十六日